Alfresco เป็นระบบ enterprise content management (ECM) พัฒนาโดยทีมงานจาก Documentum ซึ่งมีประสบการณ์ด้านนี้กว่า 20 ปี ด้วยความเชื่อว่า ECM แบบโบราณที่ใช้กันอยู่นั้นทั้งแพงและซับซ้อนเกินไป 20% ของ information ในองค์กรเป็น data ที่จัดการด้วยระบบ database และ enterprise application ต่างๆ ส่วนอีก 80% เป็น content (ข้อมูลที่ปราศจากโครงสร้าง) จะเห็นว่า content มีปริมาณมากกว่า data มาก จึงต้องมีการจัดการอย่างเหมาะสม องค์กรมีวิธีจัดการ content อยู่ 3 แบบ
- ไม่จัดการเลย โดยการเก็บไว้ใน file server หรือ shared drive หรือแย่ที่สุดคือฮาร์ดดิสก์ของผู้ใช้แต่ละคน
- ใช้ ECM แบบโบราณซึ่งมีราคาแพง ทำให้ต้องจำกัดจำนวนผู้ใช้
- ใช้ Alfresco ซึ่งประหยัดและใช้ง่าย สามารถ rollout ให้ใช้งานทั้งองค์กรได้อย่างรวดเร็ว
องค์ประกอบของ Alfresco
| Document Management (DM) | จัดการไฟล์เอกสารใน work flow การทำงานปกติของ user |
| Share (collaboration) | จัดการไฟล์เอกสารของโครงการ พร้อมเครื่องมือเพื่อทำงานร่วมกัน |
| Record Management (RM) | จัดเก็บเอกสารสำคัญและรักษาไว้ภายในระยะเวลาตามนโยบายหรือกฎหมาย |
| Web Content Management (WCM) | จัดการเนื้อหาที่นำเสนอในรูปเว็บไซต์ |
ฟีเจอร์ของ Alfresco และประโยชน์ต่อองค์กร
| Features | Benefits |
|---|---|
| สามารถเข้าถึงเหมือนเป็น Network Drive | ใช้ง่าย ผู้ใช้ไม่ต้องเรียนรู้ใหม่ |
| Version Control | สามารถดึงเวอร์ชันเก่าๆ กลับมาได้ โดยไม่ต้องตั้งชื่อไฟล์ตามเวอร์ชันแล้วมีหลายๆ ไฟล์สำหรับเอกสารเดียวกันจนไม่รู้ว่าล่าสุดเป็นไฟล์ไหน |
| Access Control | admin สามารถกำหนดได้อย่างง่ายดายว่าใครควรจะเห็นหรือแก้ไขข้อมูลได้แค่ไหน แม้ผู้ใช้ก็สามารถกำหนดสิทธิของไฟล์ของตัวเองเพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ |
| Rules and Actions | ทำให้สามารถกำหนดการทำงานอัติโนมัติกับไฟล์ในแต่ละโฟลเดอร์ได้อย่างง่ายดาย เช่นเพื่อให้เป็นไปตาม policy |
| Workflow | ใช้กำหนดเส้นทางเดินของไฟล์เอกสารในการทำงานของพนักงานแต่ละหน้าที่ เช่น คนหนึ่งเขียน แล้วส่งให้อีกคนหนึ่ง Review แล้วส่งให้อีกคนหนึ่ง Publish |
| Full-text Search | ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อความภาษาอังกฤษภายในเอกสารที่อยู่ในระบบ รวมทั้งสามารถค้นหาแบบซับซ้อนในลักษณะเดียวกับ Google ได้ |
| Thai Full-text Search | ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อความภาษาไทยภายในเอกสารที่อยู่ในระบบได้แบบเดียวกับภาษาอังกฤษ |
| Record Management | จัดเก็บเอกสารแต่ละประเภทอย่างเหมาะสมในระยะเวลาต่างๆ เพื่อให้เป็นไปตาม policy หรือกฎหมาย |
| Integrate with Active Directory or Zimbra Directory | เพื่อให้ Alfresco ทำงานโดย authenticate ผู้ใช้จาก Active Directory หรือ Zimbra Directory |
เหมาะสำหรับ
- องค์กรที่เอกสารมีความสำคัญกับธุรกิจมาก มีเอกสารจำนวนมาก โดยอยู่ใน workflow ของฝ่ายต่างๆ หรือใน line of business
- องค์กรที่ต้องการลดการใช้กระดาษ โดยการเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิคส์ตลอดทั้ง workflow
- องค์กรที่ต้องควบคุมการจัดเก็บเอกสารให้เป็นไปตามระเบียบข้อบังคับในมาตรฐานเช่น ISO หรือตามกฎหมาย
บริการที่เกี่ยวข้อง
- บริการ Alfresco Community
- ให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการนำ alfresco community ไปใช้งาน
- เราให้บริการติดตั้ง วางระบบ alfresco community เวอร์ชั่น opensource ที่ไม่มีค่าไลเซน
- บริการติดตั้งแบบ local on server , on Cloud AWS Google Azure หรือ อื่นๆ
- รองรับการเก็บ File แบบ AWS S3 หรือ Competible อื่นๆ
- บริการดูแล M/A หลังการติดตั้ง Update Patch
- บริการ Fix ความปลอดภัย ตามรายงานการตรวจสอบระบบ
- Alfresco by 4xtreme Implementation
- Training
- ติดต่อเราได้ที่ Mobile: 089-432-4600
เรียนรู้เพิ่มเติม
- เว็บไซต์ Alfresco.com
- Webinar Alfresco in an hour
- สไลด์ Alfresco in an hour
- Datasheet Alfresco Document Management
- Datasheet Alfresco Record Management
- Datasheet Alfresco Share (collaboration)
- Download & Trial